Contratti e fatturazione senza errori con Maintenance

• giovedì 19 novembre 2020

Gestisci la manutenzione di impianti e stai cercando un modo per organizzare contratti e fatturazione in maniera ordinata e strutturata?

Ribo ha sviluppato una soluzione che fa al caso tuo. Scopri qui come funziona.

Contratti e fatturazione senza Maintenance

Le aziende di manutenzione non ancora digitalizzate solitamente scrivono contratti su fogli di carta o file excel, o tutt’al più software non integrati con il processo di manutenzione, spesso perdendo dati molto importanti. Ad esempio può capitare di scordarsi le condizioni promesse al cliente a voce, di fatturare una rata, di un rinnovo contrattuale oppure dei clienti morosi. Tutte situazioni che possono creare gravi disagi e soprattutto perdite economiche per l’azienda.

Oltre a ciò, al termine dell’intervento, il reparto amministrativo deve poi emettere le fatture. Con una gestione tradizionale, l’amministrazione deve perdere molto tempo nel recupero e nel controllo dei dati, deve scoprire eventuali accordi presi con il cliente da contratto, deve capire se il tecnico ha effettuato l’intervento richiesto e se ci sono interventi extra da fatturare.

Tutto ciò significa un’enorme dispersione di tempo e di risorse.

Problemi organizzativi si possono presentare anche nella vendita di un impianto da parte dell’agente. In questo caso l’amministrazione deve creare il documento fiscale di vendita, inserire manualmente i dati degli impianti venduti nelle schede tecniche e calcolare manualmente le scadenze. Altre operazioni che possono occupare molto tempo.

Ma non finisce qui! 

È necessario gestire la fatturazione elettronica. Per farlo il reparto amministrativo è obbligato ad affidarsi ad un sistema esterno o al proprio commercialista per inserire manualmente in formato elettronico le fatture.

Contratti e fatturazione con Maintenance

Invece grazie a Maintenance, il software per la gestione della manutenzione degli impianti a portata di app, tutto il processo diventa più veloce e privo di errori.

Con la nostra soluzione infatti, in fase di definizione del contratto, è possibile inserire in maniera guidata gli accordi presi con il cliente. Sulla base di questi dati il software poi andrà a:

• Proporre in automatico la fatturazione del contratto
• Segnalare in fase di pianificazione lavori se un cliente non ha pagato o non ha rinnovato il contratto 
• Considerare diversi accordi in base ai tipi di intervento

Una volta terminato l’intervento tecnico, grazie a Maintenance, si procede alla fatturazione in maniera veloce ed automatica:

• Il processo di fatturazione è automatizzato sulla base degli accordi con i tuoi clienti 
• L’amministrazione è in grado di vedere tutte queste informazioni elaborate in un'unica interfaccia 
• I contratti e i verbali di intervento legati alla fattura sono visualizzabili con un solo click 
• L'operatore ha la facoltà di verificare singolarmente ogni dettaglio ed eventualmente di variarlo a piacimento
• Una volta effettuata la verifica le fatture vengono emesse con un solo click

La facilità di gestione del processo avviene anche nel caso della vendita di un impianto da parte dell’agente.

In questo caso, una volta inserito il documento di vendita impianti (lato ufficio o direttamente lato app) il sistema sarà in grado di inserire automaticamente le schede tecniche degli impianti e delle loro scadenze. Una vera rivoluzione!

Ma non è finita qui…

Anche la fatturazione elettronica diventa un gioco da ragazzi. Con un software dedicato come Maintenance, le fatture generate dagli interventi possono essere inviate al Sistema di interscambio dell’Agenzia delle entrate con una semplice procedura automatizzata.

Questa è solo una delle molte funzionalità di Maintenance.