Gestione interventi tecnici senza errori? Si può!

• mercoledì 3 giugno 2020

La gestione degli interventi tecnici, per manutenzioni ordinarie o straordinarie, oggi può essere effettuata senza errori, in poco tempo e senza l’utilizzo di moduli cartacei. Pensi che sia un sogno? Grazie a noi,oggi è una realtà per oltre 100 aziende.

Gestione interventi in Excel

Nella maggior parte dei casi, le aziende di manutenzione effettuano la gestione degli interventi tramite Excel o altri sistemi obsoleti, che creano confusione e un elevato rischio di errore.

Ecco cosa succede abitualmente in queste realtà.

Il manutentore che deve effettuare l’intervento trova informazioni come l’indirizzo del cliente da cui deve recarsi, gli orari di apertura o la persona di riferimento in un elenco cartaceo, spesso non aggiornato o che può essere perso.

Inoltre deve cercare i dettagli dell’intervento su un calendario condiviso in cui, nella maggior parte dei casi, mancano delle specifiche, e gli appuntamenti con i clienti vengono gestiti tramite strumenti di messaggistica o calendari digitali, i quali però non sono integrati con la gestione degli interventi.

Quando arriva finalmente il momento di registrare le manutenzioni effettuate, lo fa su verbali di intervento prestampati. Il manutentore può però avere problemi a compilarli rispettando le linee guida aziendali e gli accordi pregressi con il cliente. Ad esempio può avere difficoltà a determinare come segnare il tempo impiegato per l’esecuzione dell’attività o quali siano gli eventuali rimborsi spesa da includere.

Su questi rapportini vengono anche annotati i ricambi, i quali sono fatturati manualmente. Mentre lo scadenzario può essere aggiornato solo nel momento in cui torna in ufficio. È naturale capire che in questo modo è difficile tenere traccia delle anomalie.

Dopo aver concluso il suo intervento, il manutentore dovrebbe incassare la quota dal cliente, ma deve sapere con certezza l’importo, che gli può comunicare solo l’ufficio, calcolandolo preventivamente.

Una volta terminato l’intervento, l’amministrazione legge il rapportino creato dal tecnico, ma solitamente perde moltissimo tempo nell’identificazione degli impianti in fase di intervento, poiché le schede impianto (se ci sono) sono in formato cartaceo o, nel migliore dei casi in Excel.

Ci abbiamo azzeccato? Anche tu ti trovi in questa situazione? Prova a leggere qui sotto qual è la nostra soluzione!

Il software per la gestione degli interventi tecnici: Maintenance

Abbiamo realizzato un software per la gestione degli interventi tecnici in maniera semplice, veloce e senza errori, corredato di un’app che funziona anche offline, quindi anche in quei luoghi in cui la connessione è assente.

Grazie a Maintenance ecco cosa succede quotidianamente alle aziende di manutenzione che ci hanno scelto. Tramite il software, il manutentore può vedere facilmente tutte le informazioni anagrafiche del cliente, le annotazioni (che può mantenere aggiornate lui stesso) e le schede degli impianti sui quali deve lavorare, nonché i relativi interventi da eseguire.

Grazie all’app inoltre ha la possibilità di avere la pianificazione delle visite cliente integrata con il software di gestione interventi, fornendo al supervisore il controllo completo della situazione: è possibile così determinare le visite da effettuare a partire da interventi in scadenza, richieste cliente, attività pianificate, consegne ricambi, etc.

Le attività pianificate sono immediatamente notificate al tecnico che, grazie all’app, può organizzarsi il lavoro al meglio ovunque sia, consultando le attività, vedendo i clienti sulla mappa e capendo sulla base degli interventi gli strumenti di lavoro necessari.

Giunto sul posto, il tecnico può facilmente tenere aggiornate le schede impianto direttamente sul posto, cambiare i dettagli della specifica tipologia, associare gli impianti a etichette QR Code ed aggiungere allegati, ma non solo. Può anche consultare schede già esistenti:

• Identificare l'impianto attraverso QR code
• Consultare dati tecnici
• Utilizzare la geolocalizzazione
• Consultare lo storico interventi

Una volta effettuati gli interventi tecnici, questi vengono accorpati in un unico rapportino in formato digitale, seguendo passo dopo passo le indicazioni dell’applicativo. Ma non solo, il manutentore ha la possibilità di avere sempre con sé l'eventuale documentazione tecnica necessaria all'esecuzione dell’intervento e gli vengono mostrate eventuali anomalie registrate la volta precedente.

Al rapportino digitale è inoltre possibile aggiungere eventuali ricambi e consuntivare il lavoro direttamente dall’app, con l’inserimento della firma digitale. Al termine del lavoro, l’app avvisa il tecnico nel caso in cui abbia dimenticato qualcosa e il rapportino viene immediatamente inviato alla sede e al cliente (con la possibilità di stamparlo anche in loco con stampante bluetooth).

Una volta concluso l’intervento, l’app è in grado di calcolare l’importo da incassare sulla base dei dati inseriti, inoltre il manutentore può visionare il metodo di pagamento prestabilito e può vedere se ci sono ancora eventuali pagamenti da incassare. La fattura viene generata al momento ed è possibile consegnare una copia di cortesia cartacea o digitale al cliente.

Cosa ne pensi? Non sarebbe una bella rivoluzione per la gestione dei tuoi interventi tecnici?